仕事をしているとメールはいっぱい来る。そのメールの処理ってどうするのがいいのか、これまでの経験も踏まえて考えてみた。
ほとんどの人はメールを振り分けている
メールの振り分けってどうするのが一番いいのかなーなんて考えたことあるでしょ？
それも人によって様々。どういうグループで振り分けるのかって人によって全然違う。
お客さん単位、プロジェクト単位、人単位。それぞれいろんな振り分け方がある。
メールは振り分けた方がどこにあるのかがわかりやすかったり探しやすかったりする。
なので基本的に振り分けするのには賛成。
ほんとに整理できていれば振り分けはすべき。
あのメールはあのプロジェクトだからこのフォルダにあって、このキーワードで検索すれば・・・よしよしこれやこれや、このメールに返信すればええんや。
てな感じで、振り分けているとメールを探すのも早くなったりする。
何度も言うけど、基本的に賛成。
ただね。振り分けていることで時間を無駄にしてしまっている人も中にはおるんやね。。。
その例をいくつか。
振り分けてメールを見失う人
例えば、振り分けの基準があやふやで、結局どこに振り分けたかわからなくなる人。
一つ一つフォルダを見て、無いわ～。無いわ～。ここにも無いわ～。
どこ行ったんやろ。たしかに受信したんやけど～。な人。
例えば・・・
おーい。りょーへーくん。
ちょっとこれこれのメールっていつ来てたかな？
先週水曜日の15時4分やで。
あー先週水曜日の・・・無いわ～。どこ探してもないわ～。
おーいりょーへーくん、そのメール転送してくれへんか～？
りょーへーまで巻き込んだ時間の無駄。
こんな光景見たことない？？
自動振り分けで見失う人
もう一つ。メール送ったけど届いてない！って切れる人に多いやつ。
メールを自動振り分けにしてて、なおかつ未読が多い人に当てはまる。
未読メールと振り分けフォルダの多さで、どこに新規メールが振り分けられてるかわからず、メールが無い無いとわめきちらし、結局もう一回送ってくれ！と言って再送してもらう。
で、返ってくる答えが
あ、振り分けされてて気づかんかったわ。すまんすまん。
こっちを巻き込むなぁぁぁぁぁぁぁ！！！！！！
って光景よく見ます。
そんな振り分けが時間の無駄になってる人
実は、そんな人って振り分けやめてみたらいいんじゃないかと思う。
今ってそれなりにパソコンの能力も上がってるし、振り分けしてもしなくても消費するディスクの量は一緒だし。
振り分けずに、キーワード使って検索するのが実は一番効率が良かったりする。
もちろんちゃんと振り分けが役に立って時間を効率的に使っている人は問題なし。
あくまでも振り分けがかえって逆効果になってる人の話。
件名とかアドレスとか本文とか検索のコツさえつかんでしまえば意外と効率上がる人もいると思うよ。
手動振り分けも使い方によっては効率が上がる
自動振り分けやってる人は、定期的に飛んでくるビジネスメールとか読まなくてもいいやつを除いて、手動振り分けにする方がいいかも。
というのも、手動振り分けすることで、そのメールの要件が終わったかどうかを自分で判断することが出来るので、簡単なタスク監視として併用することもできる。
つまり
- 受信フォルダに残っていたらまだそのメールが完結していない。
- 振り分けられていたら完了済み。
といった感じ。
ただ、その場合は手動振り分けする時間と自動振り分けで失っている時間とを天秤にかけて、効率のいい選択をする必要があるんやけど。。。
試してみたら意外と合うひともいるよ！
ただ、今更振り分けフォルダを戻してまでやるのもそれはそれで時間の無駄だと思うので、いったん自動振り分けはやめて、トライしてみるのはありかも。後で自動振り分けするのはできるので。
整理整頓苦手な人はやってみてや～
